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Questions utiles

Retrouvez dans cette rubrique toutes les réponses et précisions aux questions les plus fréquemment posées à nos services.

Je viens d’entrer dans un logement et constate des dysfonctionnements

Vous disposez d’un mois pour les signaler par écrit à votre gérant immobilier et lui demander, si besoin, d'effectuer une réparation. Passé ce délai d’un mois, les travaux sont à votre charge.

> retrouvez les coordonnées de votre gérant immobilier dans votre espace personnel.

Ma facture de loyer (lexique)

  • Montant du loyer

Les loyers sont encadrés par une convention régie par l’État. Votre loyer est calculé en fonction de la surface de votre logement et est limité grâce aux aides financières publiques.

  • Supplément de loyer de solidarité

C’est le montant mensuel dû au titre du dépassement des plafonds de ressources ou en raison de la non-réponse à l’enquête « Supplément de loyer de solidarité » (SLS) annuelle.

  • Pénalités non-réponse

Ces pénalités sont appliquées en cas de non réponse à l’enquête sociale, reconduites de mois en mois jusqu’à réponse (7,62 € / mois).

  • Frais de dossier

Pénalités appliquées en cas de non réponse à l’enquête SLS, correspondant à des frais de dossier, facturés une seule fois (25 €).

  • TVA

Concerne uniquement les commerces et parkings loués à une personne extérieure à Espacil Habitat.

  • Frais facturés = Frais de procédure

Ces frais sont facturés suite à l'action d’un huissier en cas d’impayé de logement, état des lieux, constats divers, recommandés…

  • APL

Règlement APL : montant de l’APL perçu par Espacil habitat pour le mois en cours.
Régularisation APL : complément de versement de la part de la CAF ou de la MSA pour une période passée.

Le locataire ne perçoit l’APL que pour un mois entier, et pas le premier mois (pour un nouveau bénéficiaire).

Cas particulier d’un locataire en mutation : pas d’interruption d’APL, mais un re-calcul est réalisé par la CAF ou de la MSA (en fonction du nouveau logement).

  • Solde antérieur

Il s’agit du récapitulatif des sommes restant dues en fonction de la date d’édition de la facture de loyer.

  • Mon solde est créditeur

Le crédit est dû à une régularisation APL ou régularisation de charges. Cette somme sera déduite de la prochaine facture de loyer si elle est inférieure au montant total de la facture. Si elle est supérieure à l’échéance et que vous n’êtes pas en dette, la différence vous sera remboursée par chèque ou virement, sauf avis contraire de votre part.

  • Plans d’apurement

Il s’agit du paiement étalé pour résorber la dette initiale, en plusieurs fois.

  • Le montant prélevé

Il correspond au montant dû le mois écoulé (et non d'une dette antérieure éventuelle).

Pour toutes informations complémentaires, contactez le service Gestion des comptes au 02 99 27 72 08.

Le paiement de ma facture

  • Je souhaite être prélevé

Les prélèvements sont proposés entre le premier et le 15 du mois suivant. Vous n’avez plus besoin de penser à régler votre loyer chaque mois, dès lors que votre compte est approvisionné. C’est un mode de paiement entièrement gratuit qui vous évite de vous déplacer et d’oublier de régler en cas d’absence.

Vous devez remplir une autorisation de prélèvement et nous l'adresser accompagnée d'un RIB ainsi que la date de prélèvement.

Service Gestion des comptes - Espacil Habitat - 1 rue du Scorff - CS 54221
35042 Rennes Cedex

  • Je viens d’entrer dans un logement et je n’ai pas été prélevé

Votre autorisation de prélèvement doit avoir été enregistrée avant le 15 du mois pour que le premier mois de loyer soit prélevé le mois suivant votre entrée dans le logement. Si vous avez remis l’autorisation après le 15, vous devez régler par chèque le premier mois de loyer.

  • Je ne peux pas régler ma facture ce mois-ci

Contactez sans tarder votre chargé(e) de recouvrement, à l’agence ou au siège.Un conseiller social Espacil Habitat pourra vous accompagner pour trouver une solution adaptée.

> retrouvez les coordonnées de votre chargé(e) de recouvrement dans votre espace personnel.

  • J’ai reçu une relance

Cela signifie qu’à la date d’émission de la relance (le 14 ou 15 du mois) Espacil Habitat n’a pas reçu votre règlement.

> Nous rappelons que votre loyer est dû à la réception de la facture et jusqu’au 5 du mois : privilégiez le prélèvement automatique qui évite les oublis et le désagrément d’une relance. Il est présenté à votre banque le jour que vous souhaitez (entre le 1er et le 15 du mois du mois suivant).

> Tous les titulaires du bail sont solidaires du paiement des sommes dues.

  • Mon règlement a été rejeté

Plusieurs motifs peuvent être à l’origine (provision insuffisante, tirage contesté, opposition à compte, pas d’ordre de payer, compte soldé….). Vous devez payer votre facture par tout moyen à votre convenance : chèque après approvisionnement du compte ou mandat compte à la Poste, espèces au siège de la société.

  • J’ai changé de banque

Vous devez remplir une nouvelle autorisation de prélèvement et l'adresser à votre agence accompagnée d'un RIB.

  • Je souhaite obtenir une attestation de loyer

Demandez une attestation à votre chargé(e) de clientèle.

> retrouvez les coordonnées de votre chargé(e) de clientèle dans votre espace personnel.

Le montant de ma facture a changé

  • Augmentation du loyer

L’augmentation de loyer du 1er janvier et/ou du 1er juillet : cette augmentation intervient 1 ou 2 fois par an, suivant une décision prise en Conseil d’Administration, où sont présents les représentants des locataires.

Les travaux d’amélioration du confort de votre logement ou de réhabilitation de votre logement ont amené à modifier le montant du loyer.

  • Augmentation suite à la régularisation des charges

Vous pouvez contacter le service Gestion des comptes au 02 99 27 72 08, qui vous expliquera l’augmentation.

Les factures pour votre résidence : elles sont consultables au siège d'Espacil Habitat un mois après la régularisation.

> nous contacter

  • Diminution ou suppression de mon APL

L’APL est recalculée chaque année en fonction des ressources du locataire ou de changements intervenus dans sa situation de famille et du changement de loyer.

L’APL est directement versée par la CAF ou la MSA à Espacil Habitat. Le montant versé est déduit des sommes dues sur la facture de loyer. Pour renouveler vos droits à l'APL, renvoyez sans attendre le formulaire de déclaration de ressources daté et signé que la CAF ou la MSA vous transmet. Attention ! si vous ne le faîtes pas, l'APL ne sera plus versée ni déduite de votre loyer à compter du 1er janvier.

Si vous constatez une anomalie, contactez votre CAF ou MSA.

Votre situation a changé depuis votre arrivée dans le logement : informez la CAF ou la MSA de toute modification de votre situation familiale (mariage, concubinage, PACS, naissance, divorce...) ou professionnelle (reprise d'activité, perte d'emploi...). Vos droits peuvent être recalculés. Informez également Espacil Habitat de ces changements en adressant à votre agence les documents justifiant de votre nouvelle situation.

  • Je n’ai pas vu l’APL sur mon avis d’échéance (malgré réception notification CAF)

Espacil Habitat n’a peut-être pas encore été crédité. Il y a généralement un délai d’un ou deux mois. Le montant global de la facture de loyer est dû. Si vous rencontrez des difficultés, contactez le service Gestion des comptes au 02 99 27 72 08.

Ai-je droit à l’APL ?

Les logements HLM sont conventionnés par l'État et ouvrent droit à l'Allocation Personnalisée au Logement. L'APL est calculée selon des barèmes établis par l'État. Son attribution dépend de vos ressources et de la composition de votre famille.

Contactez votre Caisse d’Allocations familiales : www.caf.fr ou la Mutualité Sociale Agricole : www.msa.fr si vous relevez du régime agricole.

Le principe de la provision

Espacil Habitat facture chaque mois une prévision de dépense et paie directement les factures des fournisseurs concernés. Une fois par an, les dépenses sont comparées aux provisions. La différence est remboursée au locataire ou fait l’objet d’une facturation complémentaire.

> Cette régularisation intervient au mois de mai de chaque année.

Le montant des provisions est réajusté, en juillet de chaque année, en fonction des dépenses réelles lors de la période précédente (juillet N pour dépenses N-1) et en fonction d’une estimation de certaines dépenses et des nouveaux contrats d’entretien.

Les provisions pour charges

  • Provisions pour charges générales

Ce sont les charges communes générales (taxe ordures ménagères, ménage, sortie ordures ménagères, espaces extérieurs, contrats d’entretien de la VMC, des chaudières individuelles, portes de garages, antennes TV, réseau câblé, locations compteurs, éclairage des parties communes…). Ponctuellement, en dehors de l'ajustement annuel de juillet, les provisions peuvent être ajustées en cas de hausse importante (chauffage, taxe ordures ménagères…). Le contenu des prestations prévues dans les charges est conforme à la réglementation en vigueur.

Liste des charges récupérables (décret n° 87-713 du 26 août 1987).

  • Provision ascenseur

Si l’ascenseur descend au sous-sol, tous les locataires paient la charge. Sinon, les locataires du RDC ne paient pas cette charge.

  • Provision eau froide

Il s’agit de provision de consommation d’eau, évaluée sur la consommation moyenne des 6 derniers mois (des occupants du logement). Si vous êtes entrés récemment, il s’agit d’un forfait établi en fonction du type de logement et du prix du mètre cube dans votre commune.

  • Provision eau chaude

Il s’agit de provision de consommation d’eau, évaluée sur la consommation moyenne des 6 derniers mois (des occupants du logement). Si vous êtes entrés récemment, il s’agit d’un forfait établi en fonction du type de logement et du prix au mètre cube d'eau chaude dans l'immeuble.

  • Provision chauffage

La charge globale de chauffage collectif est répartie sur les 12 mois de l’année, même si le chauffage est arrêté. Le montant annuel des provisions est évalué sur la base des coûts constatés l’année précédente, éventuellement ajusté en fonction du coût prévisionnel de l’énergie.

  • Correspondants de nuit

C’est la quote-part du locataire pour le service des correspondants de nuit (présence sur le terrain de 19h00 à 3h00 du matin).

  • Entretien robinetterie et détecteur de fumée

C’est la quote-part du locataire pour le service d’entretien des équipements sanitaires (négociation en accord avec les représentants des locataires). Une visite par an et intervention à la demande. Contrat passé à la fin de la période de garantie pour les logements neufs (2 ans).
Accord collectif mis en place pour positionner des détecteurs automatiques de fumée dans le logement.

  • Facturation travaux

Il s’agit de travaux à votre charge qui ont été commandés par Espacil Habitat à votre demande (devis présenté et signé par le locataire).

  • Facturation clé / badge

Il s’agit de clé ou de badge refait à votre demande (suite à perte ou demande supplémentaire).

Je recherche un garage ou un parking

Contactez votre agence pour connaître la disponibilité des garages dans le secteur souhaité et confirmez l’enregistrement de la demande. Vous remplirez une demande de garage. Vous devez :

  • être à jour de vos loyers,
  • fournir une attestation d’assurance,
  • fournir une copie de la carte grise.

J’ai reçu une régularisation de charges

Si le solde de la régularisation est créditeur (le montant total des provisions a été supérieur au total des factures de dépenses) : le montant sera déduit de votre prochain avis d’échéance.

Si le solde est débiteur (le montant total des provisions est inférieur au total des factures de dépenses) : le montant sera porté sur la facture du mois suivant.

A noter : un étalement est proposé spontanément (par tranche de 60 € par mois sur 2, 4 ou 6 mois) par Espacil Habitat. Un étalement supplémentaire peut être demandé par le locataire (jusqu’au 30/11 de l’année). Les factures et justificatifs de dépenses réelles peuvent être consultés dans un délai d’un mois au Siège d’Espacil Habitat sur demande de rendez-vous préalable.En cas de demande de justification du montant présenté, vous pouvez appeler le service Gestion des comptes du siège.

J’ai reçu une régularisation d’eau

La régularisation d’eau correspond à la différence entre la consommation réelle des derniers 6 mois (période de relevé) et la consommation prévisionnelle qui a fait l’objet de provisions (rubriques provision eau froide,provision eau chaude), en mai et novembre de chaque année.

Pour toutes informations complémentaires, contactez le service Gestion des comptes au 02 99 27 72 08.

Je souhaite une nouvelle clé, badge ou émetteur

Contactez votre gérant immobilier pour obtenir un formulaire de demande. En cas de perte, dysfonctionnement ou programmation, contactez votre gérant immobilier.

> retrouvez les coordonnées de votre gérant immobilier dans votre espace personnel.

J’ai une réclamation technique

Pour savoir qui doit réaliser l'intervention, consultez en premier lieu le Guide du nouveau locataire Bien vivre chez nous ou la rubrique Qui entretient quoi ?

  • Si l’intervention est à votre charge : contactez l’entreprise de votre choix.
  • Si l’intervention est à la charge d’Espacil Habitat : contactez votre gérant immobilier.

Lorsqu’un contrat existe vous pouvez directement contacter l’entreprise habilitée à intervenir dans votre logement. Ses coordonnées figurent dans la rubrique Mes contrats dans votre Espace personnel et vous sont envoyées également à chaque début d'année sur un adhésif.

Ma situation familiale a changé

Contactez votre chargé(e) de clientèle, pour savoir s’il est nécessaire d’établir un avenant à votre contrat.

Votre situation a changé depuis votre arrivée dans le logement : informez la CAF ou la MSA de toute modification de votre situation familiale (mariage, concubinage, PACS, naissance, divorce...) ou professionnelle (reprise d'activité, perte d'emploi...). Vos droits peuvent être recalculés. Informez également Espacil Habitat de ces changements en adressant à votre agence les documents justifiant de votre nouvelle situation.

> retrouvez les coordonnées de votre chargé(e) de clientèle dans votre espace personnel.

Je souhaite savoir où en est ma demande de mutation

Contactez votre chargé(e) de clientèle qui vérifiera l’enregistrement de votre demande de mutation et mettra à jour les critères souhaités.

Mes revenus ont changé

L’incidence portera sur le droit à l’APL, contactez la Caisse d'Allocations Familiales : www.caf.fr ou la Mutualité Sociale Agricole : www.msa.fr.

Si la baisse de vos revenus est de plus de 10 %, le Supplément de Loyer de Solidarité (SLS) sera recalculé. Dans ce cas, contactez le service Gestion locative au 02 99 27 20 23.

L’enquête d’occupation du parc social

L’enquête, organisée tous les deux ans concerne tous les locataires. C’est une obligation légale, qui nous permet de connaître les revenus, et les changements familiaux et professionnels des occupants de votre logement.
En cas de non retour de l’enquête, ou en cas de dossier incomplet, des pénalités de retard sont appliquées chaque mois, jusqu’à obtention des éléments demandés. A titre indicatif, la facturation de ces pénalités mensuelles est de 7,62 € et s'arrête dès réception de l'enquête et l'avis d'imposition.
(Conformément à la loi du 4 avril 1996)

L’enquête de Supplément de Loyer de Solidarité (SLS)

L’enquête SLS est annuelle. Elle ne concerne pas les bénéficiaires de l’APL. C’est une obligation légale, qui permet de connaître le montant des revenus et d’appliquer un éventuel Supplément de Loyer de Solidarité (SLS) pour les locataires dont les revenus dépassent de 20 % les plafonds légaux de ressources.

Tous les revenus imposables de tous les occupants du logement sont à déclarer : vous devez fournir le dernier avis d'imposition reçu. En cas de non retour de l’enquête, ou en cas de dossier incomplet, des pénalités de retard sont appliquées chaque mois, jusqu’à obtention des éléments demandés. Elle s’arrêtent le mois où l’enquête est fournie. Après mise en demeure et en cas de non-réponse, il sera appliqué un SLS maximum (100 €), qui vous sera remboursé si vous ne dépassez pas les plafonds, après avoir reçu votre avis d'imposition.
Si la baisse de vos revenus est de plus de 10 %, sur une période de 12 mois, le Supplément de Loyer de Solidarité (SLS) sera recalculé. Dans ce cas, contactez le service Gestion locative au 02 99 27 20 23.

L'enquête de satisfaction

C’est une enquête ponctuelle qui porte sur la qualité de certaines prestations et sur la réalisation de travaux. Nous vous invitons à y répondre pour nous aider à améliorer notre service.

Quelles sont les associations qui me représentent en tant que locataire ?

Tous les 4 ans, Espacil Habitat établit et co-signe avec les associations et les représentants de locataires un plan de concertation locative.

Il a pour objet de conforter et de développer la concertation entre Espacil Habitat et ses habitants sur tous les sujets relatifs à la gestion du patrimoine et plus particulièrement les conditions d’habitat et du cadre de vie.

Dans ce but, il détermine la composition du Conseil de Concertation Locative et ses attributions et il prévoit les modalités de constitution des Conseils Locaux de Concertation. 

Les administrateurs locataires élus vous représentant lors des Conseils d’Administration d’Espacil Habitat sont :

  • Théophiline Lemoine pour la C.N.L.
  • Marie-France Dalibot pour la C.L.C.V
  • Robert Yilmaz pour l’Indecosa / CGT 

Pour des questions concernant la concertation locative, vous pouvez également retrouver localement des représentants des associations nationales de locataires, membres de la Commission Nationale de Concertation :

Je suis en litige avec Espacil Habitat, qui puis-je contacter ?

Malgré plusieurs démarches auprès d’Espacil Habitat, vous estimez que la réponse apportée par nos services ne vous convient pas, vous pouvez alors contacter le médiateur Hlm. 

En effet, depuis le  5 décembre 2017, vous pouvez bénéficier gratuitement des services du médiateur HLM pour régler un litige à l’amiable. Ce dispositif a été mis en place par l’Union Sociale pour l’Habitat, auquel adhère Espacil Habitat, et qui a confié sa gestion à l’organisme Médicys.

Vous devrez déposer votre demande en ligne sur le site internet www.lemediateurhlm.org ou en transmettant un courrier par voie postale à :

Médicys - 73 boulevard de Clichy - 75009 Paris. 

Votre demande devra impérativement être accompagnée d’un dossier complet : vos coordonnées personnelles, l’objet du litige ainsi que l’ensemble des documents qui y sont liés et notamment les échanges que vous avez eus avec les interlocuteurs d’Espacil Habitat et qui n’ont pas abouti à une solution satisfaisante.

Votre demande ne sera recevable que si vous avez déjà réalisé une première démarche par une réclamation écrite moins d’un an avant la saisine du médiateur. 

Le médiateur couvre les litiges suivants : 

Pour les locataires :

  • Travaux, intervention, sinistre
  • Facturation de loyers ou de charges
  • Conflit de voisinage
  • Vie du bail 

Pour les locataires-accédants à la propriété :

  • Facturation de la redevance ou des charges
  •  Travaux
  • Levée d’option
  • Sécurisation financière 

Cependant, il n’intervient pas dans les cas suivants :

  • Demande de logement
  • Bail commercial
  • Concertation locative
  • Dette de loyer

Je souhaite changer de logement

Contactez votre chargé(e) de clientèle qui vous donnera la marche à suivre pour votre demande de mutation.

Je souhaite acheter mon logement

Vous pouvez acheter votre logement sous certaines conditions.
Pour obtenir plus d'informations, contactez Christian Gousset ou Véronique Monnier au 02 99 27 20 00.

Je souhaite quitter mon logement

Adressez votre préavis à votre agence en lettre recommandée avec accusé de réception. Courrier type préavis Courrier type préavis réduit 

Bien préparer son départ (logement familial)

Bien préparer son départ (résidence pour jeunes)